Een platform dat meegroeit met OCB Bouw

OCB Bouw B.V. werkt dagelijks aan uiteenlopende bouwprojecten. Met een vast team en een nuchtere werkwijze staat continuïteit centraal. Jaren geleden ontstond de behoefte om het werkbonproces te digitaliseren en meer overzicht te creëren binnen de organisatie, zonder het werk op de bouwplaats onnodig te compliceren. Wat begon als een oplossing voor werkbonnen is inmiddels uitgegroeid tot een digitaal platform dat een steeds groter deel van de bedrijfsprocessen ondersteunt.

OCB Bouw B.V. is een allround bouwbedrijf uit Ommen met ruim 60 jaar ervaring. Het familiebedrijf is actief in nieuwbouw, renovatie, onderhoud, utiliteitsbouw en de ontwikkeling van woonprojecten. Met circa 25 vaste medewerkers en leerlingen bedient OCB zowel particuliere als zakelijke klanten.

Werkbonnen werden volledig handmatig verwerkt. Lege formulieren werden uitgeprint, meegenomen naar de bouwplaats en ter plekke ingevuld met uren en materiaalgebruik. Deze gegevens moesten later opnieuw handmatig worden ingevoerd en gebruikt voor facturatie.

In de praktijk raakten werkbonnen soms zoek of werden ze niet volledig verwerkt. Dit zorgde voor onoverzichtelijkheid, extra administratief werk en het risico dat werkzaamheden niet correct werden doorbelast.

De aanpak was pragmatisch en direct. Geen uitgebreide vooranalyse, maar samen bouwen aan een oplossing die past bij de dagelijkse praktijk van OCB. De samenwerking kenmerkt zich al jaren door korte lijnen en persoonlijk contact via fysieke afspraken, telefonisch overleg, WhatsApp en e-mail.

In plaats van een eenmalig project is gekozen voor een aanpak waarbij de software stap voor stap wordt doorontwikkeld. Nieuwe wensen, veranderende processen en aanvullende functionaliteiten worden daarbij steeds vertaald naar praktische verbeteringen binnen het platform.

We ontwikkelden een maatwerkplatform waarin het volledige proces samenkomt, van offerte tot factuur. Medewerkers registreren uren en materiaal direct via een mobiele app. Door koppelingen met bestaande systemen, waaronder XML-, Exact- en DICO-koppelingen, sluit het platform naadloos aan op de administratieve processen van OCB.

In de loop der jaren is het platform verder uitgebreid en geoptimaliseerd. Zo zijn onder andere facturatiefunctionaliteiten toegevoegd, optimalisaties doorgevoerd aan de backend en is de applicatie opnieuw opgebouwd. De oplossing is ontworpen vanuit de dagelijkse praktijk op de bouwplaats en op kantoor en vormt een solide basis voor verdere uitbreiding.

Het platform heeft ervoor gezorgd dat processen die voorheen handmatig werden uitgevoerd nu centraal en digitaal worden verwerkt. Registratie van uren, materiaalgebruik en facturatie verlopen overzichtelijker, minder foutgevoelig en besparen OCB wekelijks 8 tot 16 uur aan administratieve werkzaamheden.

Daarnaast worden gegevens veilig opgeslagen en zijn deze eenvoudig overdraagbaar tussen medewerkers. Hierdoor blijft belangrijke informatie behouden binnen de organisatie en ontstaat meer continuïteit in de dagelijkse werkzaamheden.